1. Responsable del tratamiento
- Razón social
- Vortex-M2 Tecnología e Innovación S.A.S.
- NIT
- 901.835.727-8
- Domicilio
- Bogotá, Colombia
- Sitio web
- www.vortex-m2.com
- Portal SmartOLT Colombia
- www.smartolt.com.co
- Correo para notificaciones y protección de datos
- protecciondedatos@vortex-m2.com
- Teléfono
- +57 302 353 3044
Vortex-M2 Tecnología e Innovación S.A.S., en adelante “VORTEX M2”, adopta esta Política de Tratamiento de Datos Personales para informar a sus clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados, candidatos, aliados y demás titulares sobre la forma en que recolecta, utiliza, almacena, transmite, actualiza y protege sus datos personales.
2. Marco legal
Esta política se aplica de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen, modifiquen, complementen o sustituyan el régimen colombiano de protección de datos personales.
3. Alcance
Esta política se aplica a los datos personales contenidos en bases de datos físicas o digitales administradas por VORTEX M2, incluyendo la información recolectada mediante:
- Los sitios web www.vortex-m2.com y www.smartolt.com.co.
- Formularios de contacto, registro y solicitud de demostraciones.
- Cotizaciones, contratos, órdenes de compra y facturas.
- Comunicaciones por correo electrónico, teléfono o mensajería.
- Actividades comerciales, capacitaciones y soporte técnico.
- Procesos de activación y renovación de SmartOLT.
- Relaciones con empleados, contratistas, candidatos, proveedores y aliados.
4. Definiciones principales
Para efectos de esta política:
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
- Dato personal
- Información que identifica o permite identificar a una persona natural.
- Dato sensible
- Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
- Titular
- Persona natural a quien pertenecen los datos.
- Responsable
- Persona jurídica que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Encargado
- Persona que trata datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento
- Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, consulta, utilización, circulación, transmisión, actualización o supresión.
- Transferencia
- Envío de datos a un tercero que los recibe como responsable.
- Transmisión
- Entrega de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable.
5. Datos que podrán recolectarse
VORTEX M2 podrá recolectar, según la relación con el titular:
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de identificación.
- Cargo, empresa y actividad económica.
- Dirección, ciudad y país.
- Correo electrónico y teléfono.
- Información comercial, contractual y de facturación.
- Información bancaria relacionada con pagos o devoluciones.
- Direcciones IP, registros de acceso y datos de navegación.
- Información contenida en solicitudes de soporte.
- Datos técnicos de redes, OLT, ONT/ONU y demás dispositivos.
- Credenciales o accesos temporales autorizados para soporte.
- Grabaciones o registros de reuniones y capacitaciones, previa información.
- Información laboral, académica y profesional de empleados, candidatos y contratistas.
VORTEX M2 procurará recolectar únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para cada finalidad.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para:
- Identificar y registrar clientes, usuarios, proveedores, aliados y contratistas.
- Atender solicitudes de información, cotizaciones y demostraciones.
- Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
- Activar, administrar y renovar licencias de SmartOLT.
- Crear y administrar cuentas y perfiles de usuarios.
- Prestar soporte técnico, capacitación y consultoría.
- Diagnosticar incidentes y realizar configuraciones previamente autorizadas.
- Escalar solicitudes al fabricante de SmartOLT o a proveedores tecnológicos.
- Gestionar facturación, pagos, recaudos y obligaciones contables o tributarias.
- Enviar comunicaciones operativas, comerciales, técnicas y de seguridad.
- Informar sobre actualizaciones, mantenimientos y cambios del servicio.
- Prevenir fraudes, accesos no autorizados e incidentes de seguridad.
- Llevar registros de acceso, auditoría, atención y soporte.
- Evaluar la calidad de los servicios y mejorar la atención.
- Cumplir obligaciones legales, contractuales y requerimientos de autoridades.
- Gestionar procesos de selección, contratación y administración de personal.
- Proteger los derechos, activos, información e infraestructura de VORTEX M2 y sus clientes.
- Conservar evidencias necesarias para atender reclamaciones o controversias.
El envío de publicidad o comunicaciones promocionales se realizará conforme a la autorización del titular. El titular podrá solicitar su exclusión en cualquier momento.
7. Información administrada mediante SmartOLT
SmartOLT es una plataforma tecnológica desarrollada y operada por NEXTLAN Limited, empresa independiente de VORTEX M2.
Cuando un operador o proveedor de Internet utiliza SmartOLT para administrar su red y registra información de sus propios abonados, empleados o técnicos:
- El operador será, por regla general, el responsable del tratamiento de dicha información.
- VORTEX M2 podrá actuar como encargado cuando acceda a ella para prestar soporte bajo instrucciones del operador.
- NEXTLAN Limited y sus proveedores tecnológicos podrán actuar como encargados o subencargados de acuerdo con sus términos, políticas y contratos.
- El operador deberá obtener las autorizaciones y cumplir las obligaciones legales frente a sus titulares.
- VORTEX M2 no utilizará la información de los abonados del operador para fines comerciales propios.
El operador deberá evitar registrar en SmartOLT datos personales que no sean necesarios para la administración técnica de la red.
8. Acceso remoto para soporte
Cuando el cliente autorice acceso remoto a su cuenta, red o dispositivos, VORTEX M2 utilizará dicho acceso exclusivamente para:
- Diagnosticar y resolver incidentes.
- Configurar los servicios contratados.
- Verificar compatibilidad o funcionamiento.
- Ejecutar actividades técnicas previamente aprobadas.
El acceso deberá limitarse al tiempo y alcance necesarios. El cliente será responsable de aprobarlo y de cambiar o revocar las credenciales temporales una vez finalizado el soporte.
9. Transmisión y transferencia de información
Para prestar los servicios, VORTEX M2 podrá transmitir o transferir información a:
- NEXTLAN Limited, como proveedor de SmartOLT.
- Proveedores de infraestructura en la nube y alojamiento.
- Proveedores de correo electrónico, facturación, pagos y soporte.
- Asesores contables, jurídicos, tributarios o tecnológicos.
- Autoridades administrativas o judiciales legalmente facultadas.
- Otros terceros necesarios para cumplir obligaciones contractuales.
Algunos proveedores podrán estar ubicados fuera de Colombia. VORTEX M2 adoptará las medidas contractuales, legales y de seguridad razonablemente necesarias para proteger la información en las transmisiones o transferencias internacionales.
10. Datos sensibles
VORTEX M2 no solicitará datos sensibles salvo que sean necesarios para una finalidad legítima y legal.
Cuando corresponda, informará al titular que:
- No está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.
- Se indicará expresamente la finalidad.
- Se solicitará autorización previa, expresa e informada.
- Se aplicarán medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.
11. Datos de niños, niñas y adolescentes
Los servicios de VORTEX M2 y SmartOLT están dirigidos principalmente a empresas y personas mayores de edad.
VORTEX M2 no recolectará intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes, excepto cuando exista una finalidad legítima, se respete su interés superior y se obtenga la autorización de su representante legal, previa consideración de la opinión del menor según su capacidad para comprender el tratamiento.
12. Derechos de los titulares
El titular podrá:
- Conocer, consultar, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas, solicitudes y reclamos.
- Solicitar la supresión de los datos cuando sea procedente.
- Revocar la autorización, cuando legalmente corresponda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite ante VORTEX M2.
La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
13. Procedimiento para consultas
El titular, causahabiente o representante autorizado podrá presentar consultas al correo protecciondedatos@vortex-m2.com.
La solicitud deberá indicar:
- Nombre e identificación del titular.
- Datos de contacto.
- Descripción clara de la consulta.
- Documentos que acrediten la representación, cuando corresponda.
VORTEX M2 responderá dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción. Si no es posible responder dentro de este plazo, informará la razón de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento inicial.
14. Procedimiento para reclamos
Las solicitudes de corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deberán enviarse a protecciondedatos@vortex-m2.com.
El reclamo deberá contener:
- Nombre e identificación del titular.
- Descripción de los hechos.
- Dirección física o electrónica para recibir respuesta.
- Documentos que respalden la solicitud.
- Acreditación de la representación, cuando corresponda.
Si el reclamo está incompleto, VORTEX M2 solicitará su corrección dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si transcurren dos (2) meses sin recibir la información requerida, se entenderá desistido.
Una vez completo, se incluirá en la base de datos la anotación “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes.
El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible responder dentro de este término, se informará el motivo y la nueva fecha, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes.
15. Seguridad de la información
VORTEX M2 adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada.
No obstante, ningún sistema conectado a Internet es completamente invulnerable. Los clientes y usuarios deberán proteger sus contraseñas, aplicar controles de acceso y notificar inmediatamente cualquier incidente a protecciondedatos@vortex-m2.com.
16. Conservación de los datos
Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias o de seguridad aplicables.
Cuando la información deje de ser necesaria y no exista obligación de conservarla, será eliminada, anonimizada o bloqueada de forma segura.
17. Autorización
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, telefónicos o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular autorizó el tratamiento.
VORTEX M2 conservará evidencia de la autorización cuando legalmente sea exigible.
No será necesaria autorización en los casos previstos por la ley, incluyendo información requerida por una autoridad competente, datos de naturaleza pública y demás excepciones legales.
19. Modificaciones
VORTEX M2 podrá modificar esta política por cambios legales, técnicos, comerciales o de seguridad.
Las modificaciones sustanciales serán comunicadas mediante el sitio web, el correo registrado u otro medio adecuado. Cuando una nueva finalidad requiera autorización adicional, esta será solicitada antes de aplicar el tratamiento correspondiente.
20. Vigencia
Esta política entra en vigor a partir del 15 de septiembre de 2026.
Las bases de datos administradas por VORTEX M2 permanecerán vigentes mientras sean necesarias para desarrollar las finalidades autorizadas y cumplir las obligaciones legales o contractuales aplicables.
21. Canal de atención
Para ejercer sus derechos o presentar consultas, solicitudes, reclamos y notificaciones relacionadas con datos personales:
- Correo electrónico
- protecciondedatos@vortex-m2.com
- Sitio web
- www.vortex-m2.com
- Portal SmartOLT Colombia
- www.smartolt.com.co
- Teléfono
- +57 302 353 3044
- Horario de atención
- Lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., hora de Colombia, excepto días festivos nacionales.